Catering op events — wat je leverancier je niet vertelt
Van allergenen tot buffetopstelling — catering bepaalt mede het succes van je event. Wat je moet weten voordat je tekent.
De evaluatie-uitkomst veraste haar. Van alle onderdelen van het congres scoorde de catering het laagst — 6,1 op tien. Niet omdat het eten slecht was. Omdat er te weinig van was voor de vegetariërs, de lunch te laat stond, en de koffie bij de eerste pauze al op was.
"Ik had de cateraar vertrouwd op zijn ervaring," zegt ze. "Hij had de locatie, hij wist hoeveel mensen er kwamen, hij had een vaste werkwijze. Ik heb er niet naar gevraagd."
Dat is de meest voorkomende fout bij eventcatering.
Wat catering eigenlijk kost
Catering vertegenwoordigt 30-40% van het totale eventbudget. Bij een event van €30.000 voor 150 mensen is dat €9.000-12.000 aan eten en drinken — inclusief service en huur van materialen.
De tarieven variëren sterk: - Koffie/thee/water per dagdeel: €8-14 per persoon - Eenvoudige broodlunch: €18-26 per persoon - Warme lunch: €28-42 per persoon - Driegangsdiner: €55-90 per persoon - Borrel (2 uur, hapjes): €22-38 per persoon
Wat de prijslijst niet toont: servicekosten (10-15% bovenop), huur van materialen (bij externe locaties), stookkosten (bij warme gerechten), personeelskosten bij avondprogramma's.
Wat cateraars je niet uit zichzelf vertellen
Allergeneninformatie moet je actief opvragen. Cateraars zijn wettelijk verplicht allergeneninformatie beschikbaar te stellen. Maar "beschikbaar" betekent niet dat het op het buffet staat. Vraag altijd om allergenenlijsten per gerecht, bij voorkeur te publiceren via de event-app of op kaartjes bij het buffet.
Vegetarisch en vegan zijn niet hetzelfde. Een veganer eet geen honing, geen zuivel, geen eieren. Controleer of de vegetarische optie ook daadwerkelijk vegan is als dat relevant is voor jouw doelgroep.
Kwantiteiten zijn onderhandelbaar. De standaard is catering voor het exacte aantal aangemelde deelnemers, soms met 5% marge. Bij een event waarbij je verwacht dat niet iedereen alles eet, kun je de hoeveelheden laten aanpassen. Andersom: als je verwacht dat mensen hongerig zijn (dag vol activiteiten), vraag dan om 10-15% meer.
De opstelling bepaalt het gedrag. Een lang buffet langs één wand creëert rijen en sociale druk. Een eilandopstelling met meerdere serveerlocaties verdeelt de stroom. Vraag de cateraar om advies bij de opstelling — maar stuur het gesprek.
Tijdstip is kritisch. Lunch die om 12:30 staat als het programma uitloopt tot 13:00 staat te lang stil. Bespreek altijd een flexibele starttijd, niet een vaste serveertijd.
De vragen die je altijd moet stellen
1. Wat zijn uw standaard dieetopties en hoe verhoudt de hoeveelheid zich tot het aantal deelnemers? 2. Wie is de eindverantwoordelijke cateringcoördinator op de dag zelf — en hoe bereik ik hem/haar? 3. Wat gebeurt er als het programma uitloopt en de catering eerder klaarstaat? 4. Hoe worden allergenen gecommuniceerd op de dag zelf? 5. Zijn er extra kosten bij het aanpassen van het menu na bevestiging?
Wat het verschil maakt
Goede catering valt niet op — dat is het doel. Slechte catering valt altijd op en wordt altijd besproken. De investering in een goed gesprek met je cateraar kost twee uur. De investering in slechte evaluatiecijfers kost meer.
De eventmanager van het begin spreekt nu altijd een pre-event briefing af met de cateraar op de dag zelf. "Tien minuten doorlopen: waar staat alles, wie doet wat, wat is het signaal als de koffie bijna op is." Haar cateringscores zijn gestegen naar 7,8 gemiddeld.
Twee uur voorbereiding. 1,7 punt hoger. Het is geen mysterie.
